公務員

公務員はパソコンスキル(エクセル、Excel)を少し勉強すれば、頭一つ抜けられる?

公務員はExcelをマスターせよ!
  • 読んでほしい人
    公務員でエクセル(Excel)での業務効率化に関心がある人
  • 扱うテーマ(悩み)は?
    公務員のPCスキル事情(Excel、Wordスキル)について
  • 伝えたいこと
    公務員ならPCスキル(Excel、Wordスキル)を習得しておくことは、とても大事。
  • この記事を読んで、得することは?
    あなたの業務を効率化できます

最近、ExcelやWordなどを勉強することにハマっているR(@Resident_of_R)です。

公務員と文書作成。切っても切れない関係ですね。そして、文書作成ソフトと言えば、Microsoft Wordでしょう。役所の中には、一太郎という文書作成ソフトを使用しているところもあるみたいです。

私が在籍する自治体は、もっぱらExcelとWordを使用して文章を作成しています。

システムが導入されている部署もあるので、それをメインにしつつ、補助でExcelとWordを使用するようなイメージですね。私の在籍する部署もシステムが導入されているので、ExcelやWordを補助的に使用しています。

 

そこで、今回は、公務員とPC事情(Word、特にExcel)について話をしたいと思います。

今回扱う質問や悩み
  • 公務員のExcelスキルはどれくらい?
  • なぜExcelやWordは勉強した方が良いの?
  • どれくらいまでのExcelスキルを習得したら良いの?
  • どうやってExcelの勉強をしたら良いの?
  • WordとExcelの使い分けは?

 

公務員のWordやExcelのスキル事情について

  • 50代公務員のExcelスキルは壊滅状態(コピーやペーストも危うい状態)。
  • 20~40代公務員は、Excelの基本的な知識はある(個人差が非常に大きい)。
  • Wordは入力するだけなら、そこそこ使える。

*私が在籍している自治体内部での話です。

Twitterで先日、社会人の皆様にExcelのスキル事情について、質問してみました。

こんな内情をお話するのは恥ずかしい限りですが、地方公務員のPCスキルなんてこんなものです。紙の様式を使っているところもありますからね。

基本的に50代の管理職についている人は、PCスキルは無いといっていいです。というか、管理職はPCスキルなんて無くても、どうにかなるというのが現状です。

なぜなら、部下に資料を作成させれば良いだけだからです。

 

このような試練を経て、部下のPCスキルは上がっていくかもしれません。

でも、それは嫌々やっているので、身につきません。その時だけしのいで、忘れて終わりです。

ということで、お察しのとおり、地方公務員のPCスキルについては、高くはありません。世間の皆様から見たら、低すぎだろ、と思われていることでしょう。

そして、この記事を見ていただいているということは、多少なりともExcelやWordについて興味があり、実務に活用していこうと思っている方ですよね。

はっきり言って、それはかなり有利になるので、ぜひその気持を絶やさずPCスキルの向上を目指してください。

 

なぜExcelやWordは勉強した方が良いの?

  • 公務員のExcelやWordスキルは高くないので、少し勉強するだけで、頭一つ抜けることができるから。
  • 特にExcelによる業務効率化に関しては、大幅な時間短縮やミス削減につながるので、かなりオススメ。
  • そして、Excelによる業務効率化について、周囲の職員はその圧倒的な処理スピードがなぜ可能なのか理解できない(勉強した人だけにしか理解できない)。
  • PCスキルは一度習得してしまえば、他の会社や部署に動いても、役に立つ可能性が高い。

ExcelやWordは使いこなせるに越したことは無いのですが、あえて理由をあげれば上記のようになりますね。

まず、私の周囲の公務員に限りますが、基本的には公務員試験で疲れ果てます。なので、入庁後は、自己成長意欲のようなものは垣間見えることは少ないです。適当に仕事をしていても、お給料はもらえますからね。

そもそも、公務員でPCスキルを向上させたいと思っている時点で、あなたは頭1つ抜けている、と言っていいです。誇りを持ってくださいね。

 

私は学生時代は専らWord専門でした。学生時代にExcelを使う機会って文系の学生なら少ないと思います。レポートでWordを使用するのが関の山ですからね。

公務員になるとガンガンExcelを使うようになるんですよね。でも、使い方がよくわからず自己流で試行錯誤って感じですね。周囲の職員に聞いても、詳しくないと言われるのがオチです。

効率的な処理方法があるんだろうけど、とりあえず目先の仕事を終わらすために、理解しやすい非効率なやり方で事務処理をこなしているというのは、あるあるじゃないですか?

 

そこにきて、効率的な情報処理をExcelでこなせれば、かなり優位に立てることは間違いないです。せっかく勉強して習得したのですから、当たり前です。

Excelスキルを習得すれば、あなたの業務を正確に迅速に処理をすることが可能になります。また、関数を上手に使いこなせれば、効率的な情報の並び替えや抽出が可能になります。

そして、そこで学んだスキルは失われることはありません。どこの部署に行っても、役に立つでしょう。

 

また、周囲の職員は、なぜあなたがそれほど事務処理ができるのか理解できません。これは、有利な状況です。せっかく時間をかけて習得したのですから、それくらいのご褒美があって良いと思います。

 

どれくらいまでのExcelスキルを習得すれば良いのか?

  • 使用頻度が高いショートカットの習得。
  • 使用頻度の高い関数の習得(特にVLOOKUP関数)。
  • テーブル機能による、情報の並び替えと抽出。
  • 欲を言えば、簡易なマクロとVBA知識の習得。

Excelスキルをどこまで勉強すれば良いのかと言われれば、「MORE」と言いたいところですが、上記に挙げた範囲まで使用できれば、公務員としては最上級レベルだと思います。

 

業務でよく使用するExcelのショートカットについて

まずは、ショートカットの使用ですね。PCを使いこなす人は、あまりマウスを使用しません。ショートカットを頻繁に使用します。そちらのほうが、早いからです。

なので、まずは、使用頻度の高いExcelのショートカットを覚えましょう。

ここで、Rが普段使用しているオススメのExcelのショートカットを紹介しましょう。

☆Excelでよく使用するショートカット☆

  • Ctrl + C   コピー
  • Ctrl + V   ペースト
  • Ctrl + S   上書き保存
  • Ctrl + Z   やり直し
  • Ctrl + F   検索
  • Alt  + Enter セル内改行
  • Ctrl + 1   セルの書式設定
  • F2       セル内の編集
  • F4       前動作の繰り返し

私が日常業務で頻繁に使用するExcelのショートカットです。ここに挙げたショートカット以外にも便利なものは存在しますが、とりあえずこれだけのショートカットがマスターできていれば、即戦力です。ぜひ、覚えましょう!

 

使用頻度の高い関数をマスターする VLOOKUP関数

Excelと言えば、数式や関数ですよね。

使用頻度の高い関数は色々とありますが、それらの詳しい情報については、最下部の参考書籍を見て勉強してください。

ここで紹介したい関数は、ただ1つ。それほど強力な関数です。

その名も、VLOOKUP関数。格好良い名前の関数ですよね(笑)。

この関数を理解し、使用できるだけで、公務員は頭1つ抜けられますよ(笑)。

 

どんなときに使うのか?

それはある情報をもとに、該当情報に関係している情報を芋づる式に引用したいときです。

例えば、市民に付番されているIDナンバーから、氏名、住所、生年月日などの情報を抽出したい時です。

具体的な使い方については、ググってみてください。

VLOOKUP関数 ぐぐってみた

 

絶対にマスターしたい関数No.1ですね、個人的には。ぜひ習得しておきましょう。

 

テーブル機能による、表データの並び替えと抽出

公務員の仕事は、市民の情報を一覧で管理することが多いですよね。

そうなると、一覧を管理するのにもってこいなのが、Excelのテーブルという機能です。

何百、何千というリストから、自分の希望する条件で並び替えや抽出をしてくれるんですよ。

 

これは相当便利な機能です。しかも、挿入タブのテーブルボタンを押せば、勝手にExcelがテーブルを作成してくれますからね。楽です。

明日からでも使用できる機能だと思うので、実際に活用してみてください。

 

マクロやVBAまで勉強できれば完璧

公務員でExcelのマクロやVBAが使えれば大したもんです。Rも現在、ExcelのマクロとVBAを勉強中です。

マクロやVBAが使いこなせれば、Excelをマスターしたと言っても過言ではないでしょう。

マクロやVBAを使用できるようになれば、数々の業務を効率的に処理できるようになるでしょう。

 

マクロやVBAってなんだ!? と思っている人がほとんでしょうから、軽く説明しておきましょう。マクロやVBAは作業の登録だとイメージしてください。

1→2→3→4

(1→2→3→4)=マクロ

上記の様な4段階のプロセスがあったと仮定しましょう。

毎回同じ作業をやるので、予めマクロに1から4までの過程を登録しておくのです。

そうすれば、マクロを実行したときに、一発で1から4までの処理をこなしてくれるんですよ。

 

定型業務が担当業務にあって、マクロやVBAで処理できれば、一撃必殺ですよ。

私は使えて感動しましたね。30分ほどかかっていた業務が、ものの数秒で終わってしまうのですから。

 

余裕ができたら、マクロやVBAの知識の習得まで頑張ってみてください。

 

どうやってExcelやPCスキルを上げればいいの?

  • 書籍やブログを参考に勉強する。
  • 書籍を読んだだけだと理解したつもりになるので、実際にExcelを立ち上げて、色々と試行錯誤してみる。
  • 書籍で学んだことを、実際の業務に応用してみる。
  • スクールなどに通う。
  • 社内研修を通じて、スキルを高める。

ちなみに私の勉強方法ですが。スクールなどに通わず、書籍を購入して、業務に応用して勉強しています。完全に独学ですね。

実際に業務でやるので、なかなか学習は進みませんが、自分の業務を効率化できるのは存外の喜びです。

しかも、自分の業務を通じて学習するので、知識の吸収率が半端じゃないです。吸い付くように覚えられますよ。

必要は学習の母って感じです(笑)。

 

なので、あなたが普段思っている面倒臭い、効率化できるのでは?という部分を効率化してみてください。

自分でググってみて、本を読んで、実際に業務の効率化を少しずつやってみてください。それこそがExcelの効率化知識の習得、最短方法ですね!

 

WordとExcelの使い分けは?

  • データ、グラフ作成、リスト管理、計算式の使用がある業務はExcel。
  • ビジネス文書の作成などはWordで処理する。
  • Excel上級者は、Excelでビジネス文書を作成しても良い。
  • ExcelとWordの合わせ技という手法もある。

基本的にWordは、文書を作成するのに特化してアプリケーションです。

見た目の整理、改行、文章入力支援機能などが充実しています。

私はExcelの使用頻度が高いですが、文書の作成にはWordを使用しています。

Wordも勉強すると奥が深いです。Excelの表やグラフをWordに挿入することも可能です。

 

リスト管理、データ処理、並び替え、抽出などの必要性があるのなら、Excel一択です。

変な話、Excelに慣れている人は、Excelで文書を作成したほうが良いという人もいます。

ただ、あくまでExcelはデータ処理が主目的のアプリケーションなので、注意が必要ですけどね(笑)。

Excelは万能感がありますね。

 

私は税金部門に属しているので、数値や日数を扱うことが多いです。そうなると、自ずとExcelの使用頻度が高くなります。本当にExcelが無いと、業務が進みませんよ。

そんなことを考えながら、Microsoft社の強みについて考えたりしてます(笑)。投資が好きだから仕方ありません。ExcelやAccess(Excelより更に大量の情報を処理するアプリ)といったマイクロソフトのアプリケーションが無いと、仕事ができないのですから。

 

この記事で伝えたかったこと

  • 公務員のPCスキルは高くない。いや、低い(笑)。
  • 公務員はExcelスキルを高めれば、それだけで周囲の職員と差がつけられる。
  • Excelはあなたの業務を確実にかつ迅速に処理をしてくれる味方である。
  • Excelは、ショートカット、関数、テーブル機能、マクロ、VBAまで理解できれば、最上級レベル。
  • 業務に必要な部分についてググり、書籍を購入して、独学するだけでも十分。
  • データ処理にはExcel、文書作成にはWord。ときには合わせ技も良い。
  • Excel上級者は、一覧リストを使用して、文書も作成してしまうことがある。

 

参考図書 リスト

  1. 『新社会人のためのエクセル&ワードの常識141』
  2. 『Excel 最強の教科書 [完全版]』
  3. 『ビジネス Excel』
  4. 『Excel 文書作成 プロ技コレクション』
  5. 『Excel 関数 逆引き辞典 パーフェクト』
  6. 『できる Excel データベース』

他にも色々とありますが、まずはこの辺を読んでおけば良いかと思います。

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公務員 投資家R
公務員 投資家R
20代地方公務員。投資、公務員、読書、映画などの情報を発信しています。21世紀は「信頼と信用」が何よりも重要になってくると考えて、ブログを運営しています。利益だけを追わない、信用を貯める。利益は後から結果的についてくる。

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